Stock por tallas y colores: cómo gestionarlo bien

Modelo y variante: la base de todo

Un zapato no es un artículo, son varios. Conviene separar dos niveles:

• Modelo: lo que ve el cliente en el escaparate (por ejemplo, «zapatilla urbana»), con su descripción, su marca, su temporada y sus fotos.
• Variante: cada combinación concreta de talla y color (la zapatilla urbana en negro, número 39). Es la que se compra, se guarda, se cuenta y se vende.

El stock vive en la variante, no en el modelo. Saber que quedan zapatillas no sirve de nada: hay que saber si queda el 39 en negro. Y las ventas, los pedidos y las devoluciones también deben referirse a una variante concreta, porque si no el stock deja de ser fiable en cuanto hay un cambio de talla.

Las cuentas crecen rápido: un modelo en 3 colores y 8 tallas son 24 variantes. Con 50 modelos por temporada ya pasas de mil artículos, y por eso no tiene sentido darlos de alta uno a uno.

Cómo configurar tallas y colores paso a paso

El orden importa: si empiezas por los artículos y dejas las escalas para después, acabarás con tallas y colores escritos de diez maneras distintas. Este es el orden que funciona:

1. Define las escalas de tallas: una por cada tipo de artículo (calzado de señora, calzado de caballero, ropa por letras, ropa por números, infantil…), con las tallas en su orden natural.
2. Crea el maestro de colores: una lista cerrada con nombres consistentes. Si el proveedor usa otro nombre, apúntalo como referencia, pero vende con el tuyo.
3. Da de alta el modelo: descripción, marca, familia, temporada, proveedor, precio y fotos. Todo lo que comparten las variantes se escribe una sola vez aquí.
4. Genera las variantes: elige la escala y los colores que existen de verdad para ese modelo. No crees combinaciones que el proveedor no fabrica: solo ensucian los listados.
5. Asigna los códigos de barras: el EAN del proveedor si lo trae, o uno propio si no.
6. Ajusta precios si hace falta: normalmente todas las variantes valen lo mismo, pero las tallas grandes o algún color especial pueden tener otro precio.
7. Carga el stock inicial por variante: con un conteo real, no con el total del modelo repartido a ojo.

Un código de barras por variante

Lo habitual en el sector es que cada variante tenga su propio código de barras (EAN), y que el proveedor ya lo traiga en la etiqueta. Así, al leer el código en caja o en recepción, el sistema sabe exactamente qué talla y qué color ha pasado por delante.

• Si el proveedor no los trae, asígnalos tú al dar de alta las variantes y etiqueta cada producto.
• No reutilices un código para dos variantes: es la fuente más común de stock descuadrado.
• Comprueba los códigos al recibir la mercancía, no al venderla.

Escalas de tallas y colores

Las tallas no son iguales en todo: el calzado va por numeración, la ropa por letras o por números, y hay prendas con tallas especiales. Define una escala de tallas por cada tipo de artículo y un maestro de colores con nombres consistentes («azul marino», no «azul oscuro» en un sitio y «marino» en otro).

Con las escalas definidas, generar las variantes de un modelo nuevo es elegir de una lista, no escribir. Y los informes por talla y por color son comparables entre temporadas.

La matriz de cantidades

Pedir 12 pares en cuatro tallas y tres colores no debería significar 12 líneas. Una matriz de cantidades es una cuadrícula de tallas por colores en la que rellenas las unidades que necesitas, y sirve igual para:

• El pedido a proveedor.
• La recepción de la mercancía.
• Los albaranes y las facturas de venta mayorista.

Así se ve en textil: un pedido de camisetas en cuatro colores y cinco tallas. Escribes las unidades en cada casilla y los totales salen solos.

Rellenar una tabla es más rápido y se cometen menos errores que teclear línea a línea. También te deja ver de un vistazo qué tallas estás pidiendo de más o de menos: en el ejemplo, las tallas extremas del gris ni se piden.

Inventario por tallas y colores: cómo contar sin volverte loco

Contarlo todo una vez al año es lento y siempre llega tarde. Funciona mejor combinar:

1. Conteos cíclicos: contar una sección, una marca o una familia cada semana, de forma que en pocas semanas has pasado por todo.
2. Conteo por variante, nunca por modelo: se cuenta lo que hay de cada talla y color.
3. Conteo con lector de códigos: leer la etiqueta de cada prenda o caja evita confundir un 39 con un 40 o un negro con un marino.
4. Conteo a ciegas: quien cuenta no ve la cantidad que el sistema espera, para que no se limite a confirmarla.
5. Revisión de las diferencias: antes de ajustar, repasa las que superan un margen que tú fijes. Suelen venir de una talla etiquetada mal o de un cambio sin registrar.
6. Ajuste con motivo: cada corrección queda anotada con su motivo, para que el inventario enseñe qué se rompe con más frecuencia.

Si en un modelo te sobra un 40 y te falta un 39 del mismo color, casi nunca es un robo: es un cambio de talla que se registró como una sola venta o una caja con la etiqueta equivocada.

Reposición: qué pedir y cuándo

Reponer por modelo es reponer a ciegas. Mira siempre por variante:

• Mínimos por talla y color: las tallas centrales se agotan antes que las extremas. Fija mínimos distintos.
• Rotación real: qué ha vendido cada variante en las últimas semanas, no lo que esperabas vender.
• Curva de tallas: la proporción en que se vende cada talla. Úsala para repartir un pedido entre tallas.
• Fin de temporada: decide cuándo dejas de reponer un modelo y cuándo lo rebajas, para no quedarte con tallas sueltas.

Un ejemplo de curva de tallas

La temporada pasada vendiste 200 pares de una zapatilla en cuatro números: 20 del 38, 60 del 39, 70 del 40 y 50 del 41. Esa es tu curva: 10 %, 30 %, 35 % y 25 %. Si esta temporada vas a pedir 120 pares, repártelos igual:

• 38: 12 pares (10 %).
• 39: 36 pares (30 %).
• 40: 42 pares (35 %).
• 41: 30 pares (25 %).

Si lo hubieras repartido a partes iguales (30 de cada), te sobrarían 18 pares del 38 y te faltarían 6 del 39 y 12 del 40 a mitad de temporada. Haz lo mismo con los colores, y revisa la curva cada temporada: cambia con el tipo de cliente y con el modelo.

Un buen indicador es mirar cuántas variantes de un modelo tienen cero unidades mientras otras acumulan stock: es la señal de que el reparto del pedido no encaja con la demanda.

Cambios y devoluciones

Un cambio de talla son dos movimientos: entra una variante y sale otra. Regístralos siempre como tales, aunque el cliente los viva como uno solo. Si solo ajustas el total, el stock por talla se desvía, y es justo el dato que más te importa.

Errores frecuentes al gestionar tallas y colores

• Un solo artículo con la talla en la descripción: «Zapatilla urbana 39 negra» escrito a mano en cada venta. El total cuadra, pero nunca sabes qué talla te queda.
• Vender «la que sea» en caja: cobrar el modelo sin leer la etiqueta de la variante. Es el origen de la mayoría de los descuadres.
• Colores sin maestro: «negro», «black» y «NEGRO» como tres colores distintos. Los informes por color dejan de servir.
• Crear todas las combinaciones posibles: variantes que el proveedor no fabrica y que aparecen siempre con stock cero.
• No retirar las variantes descatalogadas: se acumulan temporada tras temporada y esconden lo que de verdad tienes a la venta.
• Cargar el stock inicial a ojo: si el punto de partida está mal, todo lo que viene después también.

¿Sirve una hoja de cálculo?

Para una tienda pequeña con pocos modelos, una hoja de cálculo con una fila por variante puede bastar al principio. El problema llega cuando el stock tiene que moverse solo: cada venta en caja, cada recepción y cada cambio de talla hay que apuntarlos a mano, y basta un olvido para que la hoja deje de reflejar lo que hay en la tienda.

La señal para pasar a un programa de gestión es clara: cuando dejas de fiarte de la hoja y vas al almacén a mirar antes de prometer una talla a un cliente.

Cómo te ayuda KUABIS

KUABIS tiene para moda y calzado un modelo con variantes de talla y color: das de alta el modelo, eliges tus escalas y generas las variantes, cada una con su código, su EAN y su stock. En los documentos metes las cantidades en una matriz de tallas por colores, y cada variante puede tener su propio precio. Las ventas del TPV y las reservas funcionan por variante.

Las tallas y los colores se activan en tu empresa como un bloque de artículo, no como un sector con menú propio, así que lo configuramos juntos al empezar. Mira el detalle en la página de moda y calzado.